TCHAD : RESPONSABLE PASSATIONS DE MARCHES (RPM)

Détail de la mission

CA 17 International recherche un Responsable en passation de marchés (RPM) sur l'un de ses contrats au Tchad.

Ses Missions :
Le mandat du « Responsable Passations de Marchés » (RPM) de l’UCTF-PREPAS est multiple:
i) Organiser et préparer les passations des marchés et commandes engagés sur les Fonds Administrés du Programme ;
ii) Elaborer les dossiers de passations de marchés en lien avec les Expert techniques thématiques sur l’ensemble des activités des Fonds ;
iii) Assurer le contrôle comptable et financier préalable au lancement des appels d’offres et à la signature des contrats de prestation ;
iv) Préparer les contrats de marchés et contrats de prestations pour approbation par le Chef de Mission et la Chargée de Projet au siège ;
v) Assurer l’administration et le contrôle des contrats de prestation ;
vi) Suivre l’exécution des marchés et commandes sur les Fonds Administrés et en vérifier tous les décomptes ;
vii) Obtenir, en lien avec les membres de l’UCTF concernés, auprès des différents prestataires les attestations de service fait, les bons de livraison, les réceptions provisoires et définitives des travaux et équipements ;
viii) Classer sur une base régulière tous les documents relatifs aux marchés et commandes ;
ix) Contribuer à l’élaboration des normes, manuels et règles de gestion des appels d’offres ;
x) Contribuer à l’élaboration des plans de passation des marchés en liaison avec les Programmations Opérationnelles et Financières (POF) et le budget des Fonds Administrés.

Les Tâches principales :
• Participer aux réunions hebdomadaires de la Cellule Administrative et Financière, rapporter les problèmes rencontrés et proposer des solutions ;
• Assister et conseiller la Direction du projet et plus spécifiquement le Chef de Mission sur les questions liées à la gestion de la passation des marchés et des contrats ;
• Analyser et finaliser les Termes de Référence, la description des spécifications techniques ou autres documents (demandes d'acquisition) élaborés par les Experts techniques thématiques ou autre expert de l’UCTF, et élaborer en conséquence les parties administratives des dossiers d’appels d’offres, demandes de propositions (etc.) en lien avec ces documents techniques ;
• S'assurer de la conformité des commandes ou appels d'offres avec les directives de CA 17 international et de la Coopération suisse, et en accord avec les règles de passations de marchés de l’UCTF-PREPAS ;
• Participer aux négociations avec les prestataires sur les Fonds Administrés en vue de la signature des contrats ;
• Participer aux opérations de clôture de programmes concernant le volet passation des marchés, y compris l'administration des contrats, le suivi des contrats, les réponses aux recommandations des audits et l'archivage des dossiers de passations des marchés ;
• Elaborer et suivre les documents de suivi des marchés (outils de suivi des marchés, plans de passations de marchés, etc.) ;
• Alerter le Chef de Mission de toute information relative aux passations de marchés et à la gestion des marchés qui nécessite une prise de décision (atteinte des délais du marché, retard dans les livrables, etc.), propositions de solutions et mise en œuvre des décisions le cas échéant ;
• Participer aux réunions de programmation et autres réunions de coordination et de travail des cadres de l’UCTF-PREPAS, et donner les informations relatives aux passations de marchés nécessaires pour ajuster la programmation ;
• Appuyer le Chef de mission et les Experts techniques thématiques dans les processus de budgétisation des activités ;
• Contribuer à la préparation des rapports contractuels sous la supervision du Chef de Mission ;
• Collaborer activement avec le Responsable Administratif et Financier pour la planification et le suivi budgétaire des fonds liés aux activités du projet (Fonds Administrés) issues d’une passation de marché ou non.

NB: La liste des tâches n’est pas exhaustive et pourra évoluer à l’issue du démarrage technique et la mission et en fonction des besoins